ローコード/ノーコードを実現する「SmartDB」|大企業向けクラウドサービスで効率化

2023.05.08

ローコード/ノーコードを実現する「SmartDB」|大企業向けクラウドサービスで効率化

 SmartDBは大企業の業務デジタル化に適したクラウドサービスです。

複雑な業務プロセスもノーコード・ローコードで簡単にデジタル化できます。

連携できるビジネスアプリも多いことからシステムの乱立を防ぎ、多くの業務を低コストでデジタル化できることが特徴です。

ここでは、SmartDBの概要や主な機能、導入するメリットを解説します。

SmartDBとは

SmartDBとは

SmartDBとは、文書管理やワークフローの最適化、データの一元化などさまざまなことを可能とする業務デジタル化クラウドサービスです。

市場調査会社の発表によるとSaaS型ワークフロー大企業市場シェア「No.1」に選ばれた製品で、すでに多くの企業が導入しています。

SmartDBは業務フローが複雑化していたり、処理や管理に膨大な時間がかかっている大企業ならではの課題を解決するために誕生したサービスです。

業務デジタル化を促進する多彩な機能が備わっているため、大企業の業務デジタル化に適した能力を有していることが大きな特徴です。

ノーコード・ローコードでデジタル化でき、多彩な業務をノンプログラミングで仕組み化できることに加え、強固なセキュリティも備えています。

SmartDBの主な機能

SmartDBの主な機能

SmartDBには、業務のデジタル化をスピードアップさせる、さまざまな機能が用意されています。

SmartDBの基本的な機能

・フォーム作成

用意されているひな型にカスタマイズしながらフォームを作成する方法や、Excelデータを取り込んで作成する方法、新規で一から作成する方法が選択できます。

・ワークフロー

複雑な業務プロセスも柔軟なフロー設定でデジタル化できます。

部門を横断する業務も、ワークフローシステムを使用してノーコード・ローコードで簡単にデジタル化できるので、基幹システムとの連携も簡単です。

・Webデータベース

検索やアクセス管理機能が充実しており、データ集計や集計も簡単にできます。

25種類のパーツをドラッグ&ドロップで並べるだけでのノンプログラミングで開発が可能なので、システムの乱立が減って多くの業務を低コストでデジタル化できます。

・コミュニケーション

組織間や社外、リモートワークなどのメンバーとの意思疎通も快適になります。

​登録された文書に対して、文書を直接編集することなくコメントのやり取りが可能なので、業務で必要なフィードバックやアドバイスなどのコミュニケーションがアクティブになっていくでしょう。

さらに、「いいね!」のリアクションが用意されているので、SNS感覚で閲覧者の反応を確認できます。

・ダイナミックブランチ機能

部署や役職、プロジェクトごとに作成した業務アプリ同士を、ノーコードで連携できるようになります。

書類の紐づけも可能なので文書の親子関係が分かりやすくなり、複数の情報を集約することや数値の集計も自動化することができるので、データの二重管理の必要が無くなります。

・モバイルアプリ

「SmartDB」のネイティブアプリを使い、モバイル用の業務ツールを用意しておくことで、リアルタイムの申請・承認作業が可能になります。

外出先でもモバイルに着信した通知で承認依頼などをキャッチすることができ、移動中や待ち時間の隙間時間に申請や確認、承認作業ができます。

・多言語対応

日本語や英語、中国語に対応しており、ユーザーごとに表示言語の切り替えが可能です。

例えば、日本語で申請したものを英語で承認し、中国語で決済を行うことができるので、海外拠点のメンバーも安心してSmartDBに参加でき、グローバルな業務連携がスピーディーになります。

・他システム連携

外部のシステムと連携するための多彩な仕組みがあるSmartDBは、データベースとして利用することにより簡単に独自の業務アプリケーションを作成できます。

連携できるサービスの例で「Google Workspace」を挙げると、Googleが提供する多彩な組織向けオンラインアプリケーションへシームレスにアクセス可能になり、「Okta Identity Cloud」をAPI連携させるとシングルサインオンで途切れのない業務連携とセキュアなアクセス制御が実現できます。

・Microsoft365連携

資料共有やWeb会議などの機能が一通り揃っている「Microsoft 365」に「SmartDB」を連携することで現場業務の効率化が加速します。

近年、「Microsoft 365」を導入している企業が増えている一方で、承認ルートの柔軟な変更や複雑な業務プロセスの電子化などのワークフローの運用に対応できていないケースがあります。

SmartDBは認証基盤として「Microsoft Azure」の「Azure Active Directory(Azure AD)」に対応しているので、端末で一度認証すればシングルサインオンでアクセス可能になります。

そのため、「Microsoft 365」にログインさえすれば、マイクロソフトの各種クラウドサービスとSmartDBが利用できるようになります。

・活用促進・分析

業務アプリケーションの利用状況を画面上で細かく確認できるので、定期的な業務データの棚卸しや活用に向けた分析が可能です。

活用状況ボードで利用状況を可視化するため、ログイン回数や利用ユーザー数、文書数などの利用状況をグラフ表示で瞬時に把握することができます。

そして、バインダ(業務アプリケーション)の数やディスク使用量、総文書数などはデータの棚卸しの検討材料に活用できるでしょう。

加えて、業務アプリケーションごとの利用度のチェックも可能なので、登録データの容量やデータの閲覧数などの増加傾向が利用度を計る指標として活用できます。

・管理者機能

管理者機能により組織設計や組織横断プロジェクトメンバーの設定もスピーディーにできます。

また、管理メニューから部品編集やビュー作成などユーザー要望に素早く対応できる機能で、統括・個別の管理が簡単になります。

ユーザーに合わせた分かりやすい操作画面で、外部取引先・委託業者への業務依頼や成果物の管理、入社前の内定者や転職者との事務手続きなども可能です。

・セキュリティ

大企業特有の高度な業務に適合できるセキュリティとして、証跡管理やアクセス制限、不正ログイン対策、脆弱性対策などが万全なので安心して導入できます。

例えば、1つの文書内の更新履歴からシステム全体の監査ログまで記録され、「いつ・誰が・どこで・なにを」の4W1Hが証跡管理によって追えます。

加えて、トラブル発生時などの緊急時にはコマンドを打ち込んでサーバーにアクセスしなくても、ブラウザの画面上ですばやく必要なログを取得できるのでタイムラグを最小限にした対応が可能です。

SmartDBを導入するメリット

SmartDBを導入するメリット

大企業の複雑な業務のデジタル化を可能にするクラウドサービスSmartDBは、業務改革には欠かせないデジタル化ツールです。

業種を問わず、幅広い分野に対し活用できるので、多くの大企業がすでに導入しています。

現場が中心で業務をデジタル化できる

今までIT部門でしか業務をデジタル化できなかった企業でも、SmartDBはノーコード・ローコードで簡単に業務アプリケーションの作成が可能なので、現場を中心にして業務をデジタル化できます。

テンプレートが用意されているので、ドラッグ&ドロップでカスタマイズしながらフォームを作成でき、紙ベースで作業していた業務をクラウドに保管して、集計などの処理が簡単に出来るようになります。

文書の検索や更新履歴の保存、内容に対するコメント機能など、豊富な機能によって業務が効率化されるでしょう。

会議議事録や稟議書、回覧書類などをリンクで複数名へ共有でき、情報展開がスピーディーになるのもメリットです。

部門を横断する複雑なワークフローも効率化

特定部門でSmartDBを使い始めたとしても、他部署が導入する際に統制を図りながら展開することができます。

合議や条件分岐、代行承認、多数決承認、自動承認、また、組織単位での承認先設定や承認マスタとの連携など、全社横断の業務に対して複雑なワークフローに必要な設定がノーコードで実現が可能です。

さらに、部門個別で作成したアプリ同士を連動させることも可能なので、格段に開発期間が短く済みます。

部署や権限などのユーザー属性に合わせたフォームにすることで、参照する情報を柔軟にコントロールできるでしょう。

直感的で操作しやすいUIとノンプログラミング開発で、ユーザーの生産性を高めることが可能です。

権限管理・証跡管理機能で高いセキュリティ

SmartDBは文書の条件による表示項目の制御やアプリごと、文書ごと、ブロックごとなど、緻密なアクセスコントロールを備えています。

そのため、ユーザーの所属組織や役職による編集権限、閲覧権限の設定が可能になっており、1つの文書内の更新履歴からシステム全体の監査ログまで記録されるので証跡管理もできます。

IPアドレスを監視することによるアクセス制限や、二段階認証、パスワード制限、オートロック、監査ログ管理による不正ログイン対策も万全です。

外部機関の診断や高頻度のバージョンアップを定期的に実施し、脆弱性によるセキュリティ上の欠陥に対する攻撃を未然に防ぐ対策もとられています。

さらに、厳格な管理体制でデータ消失対策や災害時の復旧対策など、クラウドセキュリティ特有のセキュリティ管理に基づく高い基準を満たすマネジメントシステムが確立・実施されていることを表す国際規格を取得しているため安心して導入できます。

まとめ

ローコード/ノーコードを実現する「SmartDB」|大企業向けクラウドサービスで効率化 まとめ

SmartDBは大企業の課題であるペーパーレス化を促進させ、意思決定の遅延を解消し、複雑な業務フローを単純化させるのに役立つビジネスアプリです。

これまで中途半端なデジタル化で業務に支障が出ていたシーンも、ノーコード・ローコードという手軽さで導入できるためデジタル活用を加速させるでしょう。

現場単位で作業ができるため細かい設定もスムーズに進み、ヒューマンエラーや内部不正防止、データ消失などのセキュリティ面でも安心できます。

業務のデジタル化を進めたいのなら検討すべきサービスのひとつと言えるでしょう。

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