Notion(ノーション)が時代に最適なコミュニケーションツールといえる理由

2023.03.27

Notion(ノーション)が時代に最適なコミュニケーションツールといえる理由

多くの情報管理ツールが存在しているなか、複数の機能を集約した「Notion(ノーション)」を導入する企業や個人が増えています。

オール・イン・ワンツールとよばれるNotionは、どのような機能を持っているのか、活用例やサイト事例、メリット・デメリット、料金プラン、リモートワークに適している理由などを解説します。

Notion(ノーション)とは

Notion(ノーション)とは

Notion(ノーション)とはクラウド型の多機能ドキュメントツールで、メモやドキュメント、タスク管理、社内Wiki、データベースなどのいろいろな機能を一元的に操作できるアプリです。

必要な機能をカスタマイズして、組み合わせることができるため、世界中のチームや企業が実務をはじめコラボレーションや情報収集など、より多くのことを成し遂げるために活用しています。

Notionは米国サンフランシスコに本社を置くスタートアップ企業Notion Labsが業務用に開発したワークスペースですが、無料で利用できる個人向けの「パーソナル」などもあり、その利用者数は世界で2000万人を超えるといわれています。

日本国内の企業ではNTTコミュニケーションズやサントリーのような大企業をはじめ、サイバーエージェントやスマートニュースのようなIT企業での導入がすでに進んでおり、海外ではウォール・ストリート・ジャーナル、ナイキ、マクドナルド、Slack、Spotifyなどの企業がNotionを導入済です。

プロジェクト管理やタスク・スケジュール管理、顧客管理など目的や業務仕様によって自由に組み合わせることができ、マルチに使えるデジタルな作業場所となることから「オール・イン・ワンツール」と呼ばれています。

Notionはオール・イン・ワンツール|主な活用例

Notionはオール・イン・ワンツール|主な活用例

Notionはアイデア次第でいろいろな使い方ができ、さらに外部ツールと連携させることで活用方法は幅広くなります。

さまざまなツールを開く必要がなく、多機能ながら操作は極めてシンプルになっており、使いやすく仕事を効率化しやすいことが魅力です。

Notionの基本的な活用例

2021年10月にNotionの日本語版デスクトップアプリが提供されました。

主な機能として、以下のような機能があります。

・メモ/議事録

・社内WIKI

・ファイル管理

・テンプレート

・スケジュール管理

・タスク管理/ToDoリスト

・プロジェクト管理

・ロードマップ・ガントチャート

・タイムラインビュー など

Notionのメリットと料金プラン

Notionのメリットと料金プラン

Notionのメリット

クラウドで同期

Notionは直接ブラウザを用いて利用するWeb版やダウンロードして利用するDesktop版、スマホなどから利用できるMobile版があります。

データはすべてクラウドで一元化されているので、世界中どこでも同じように利用できます。

テンプレートが豊富

新たにテキストを作成する場合でもテンプレートごとのメニューがあるので、目的や用途に合ったものを選んで簡単にページを作れます。

さらに、膨大な数のテンプレートが用意されており、自作やチーム単位のテンプレートを追加することも可能です。

データ管理がしやすい

Notionのデータベース機能では、登録したデータをビュー表示の切り替えによって期日や優先度、カテゴリー、担当者などのいろいろな選択肢から管理できるので、タスク管理やプロジェクト管理に大変有効です。

他のツールと連携がしやすい

Notionは業務用に開発されたワークスペースなので、多様なITツールとの親和性があり、ほかのツールとの連携やデータのインポートを簡単に行えます。

カスタマイズの幅が広いため、今までの業務に支障をきたすことなく効率的に活用ができます。

Notionのデメリット

Notionのデメリットは、実行できる機能が多すぎるためにいろいろなツールを詰め込み過ぎて、慣れるまでに時間がかかってしまうかもしれないということです。

担当するエンジニアによってもツール選択が異なることが考えられるため、まずは利用したい機能に優先度を付けて、必要な機能から徐々に利用していくと良いでしょう。

Notionの料金プラン

Notionの料金プラン

※引用元:Notion公式 料金

Notionはリモートワークに最適なコミュニケーションツール

Notionはリモートワークに最適なコミュニケーションツール

Notionで情報の集約化と透明性を

リモートワークとオフィスワークを組みあわせた働き方であるハイブリッドワークは、日本で定着しないと考えられてきましたが、コロナ渦で浸透してきました。

しかし、リモートワークで業務を遂行し始めた人は、今までのようなコミュニケーションが図れないことで効率が下がっている可能性があります。

とくに、業務やチームごとにツールがバラバラになっていると情報が探しにくくなり、リモート環境では仕事が滞ることがあるかもしれません。

このような場合はNotionで情報を一元管理できるように、社内WikiやFAQを作ったり、ドキュメントを一箇所にストックしたり、プロジェクトやタスクを管理したりする使い方がおすすめです。

システムやデザインが統一されていると情報が集約しやすく、透明性もアップしていくでしょう。

ミーティング回数が減っても情報を集約し、提供できるNotionのようなクラウドツールがあれば、世界中どこでも同じように情報を供することができます。

まとめ

Notion(ノーション)が時代に最適なコミュニケーションツールといえる理由 まとめ

Notionは豊富な機能が備わっているオール・イン・ワンツールです。

議事録や社内WIKI、ファイル管理、スケジュール管理、タスク管理などが一元管理でき、多彩なツールとの連携が可能なので幅広い用途で活用できます。

近年増えてきたリモートワークとの相性も良く、他部署にまたがる業務も最適に効率化されるでしょう。

使い方はシンプルですが、ツールの大量カスタマイズを行ってしまうと操作も複雑になってしまうリスクがあるので、「自社に必要な機能に過不足がない」程度から始めてみてはいかがでしょうか。

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