デジタルワークプレイス|DX・働き方改革の実現のためにできること

2022.07.20

デジタルワークプレイス|DX・働き方改革の実現のためにできること

新型感染症の拡大や働き方改革の推進に伴い、多くの企業でリモートワークが定着しつつあります。

成果を実感する企業が増える一方、円滑なコミュニケーションが取りにくい、勤怠管理や人事評価が難しい、セキュリティ面で不安が残るといった課題を抱える企業があるのも事実です。

それらの問題を解決する糸口として、「デジタルワークプレイス」という言葉が注目されています。デジタルワークプレイスを実現すると業務の生産性を高めるだけでなく、DXや働き方改革推進につながります。

デジタルワークプレイスの概要とメリット、そして導入にあたっての注意点を知り、企業の成長戦略として活用しましょう。

デジタルワークプレイスとは

デジタルワークプレイスとは

まずは、デジタルワークプレイスの概要を解説します。

デジタルワークプレイスの定義

デジタルワークプレイスとは、デジタル技術を活用して従業員がどこにいても社内と同じ環境で効率的に働けるプラットフォームがある仕事空間のことをいいます。

これは、単にリモートワークやクラウドサービスを導入することではありません。デジタル化によって生産性と組織力を高め、顧客体験の向上を実現し、企業価値を高めることを最終目標としています。

デジタルワークプレイスを実現するツール

いまやオンライン会議に用いる「Zoom」や「Google Meet」、「Microsoft Teams」などは業務で欠かせないツールとなりました。

他にもクライアントからの業務依頼や、進捗報告、タスク・スケジュールの共有などが気軽に行える「slack」や「chatwork」のようなチャットツールもデジタルワークプレイスを実現するために欠かせません。

そのほか、高いセキュリティレベルのもと業務を遂行できるツールとして「VPN」があります。これは、ネット上に仮想の専用線を設定して社内の人のみがアクセスできる専用ネットワークです。

デジタルワークプレイスが必要とされる理由

デジタルワークプレイスが必要とされる理由

デジタルワークプレイスが注目されているのは、以下の理由があります。

デジタル技術の進歩とDXの取り組み

クラウド技術には、先述のチャットツールのほかデータを保管・管理できるサーバーなど多数のサービスがあり、機能やセキュリティ面で進化し続けています。

そして、デジタル技術を活用してビジネスモデルを変革し、顧客体験の向上を目指すDX推進の流れによって、デジタルワークプレイスの重要性も認知されました。

働き方改革の推進

2019年4月から「働き方改革関連法」が施行され、企業は柔軟かつ多様な働き方に対応できる労働環境を整えることが求められています。

どこにいても社内と同等のパフォーマンスを発揮する環境を提供するデジタルワークプレイスは、まさに働き方改革に沿った概念と言えます。

新型感染症の流行によるリモート制度推進

新型感染症の流行によって、急遽リモートワークを強いられた企業も少なくありません。

自社にはどんなツールが必要なのかを見極めないまま、有名なデジタルツールを運用しているケースもあるでしょう。その結果、コミュニケーションの難しさや帰属意識の希薄化、ペーパーレス化が進まない、といった課題を抱える企業が増えています。

単にデジタルツールを導入するのではなく、ワークフローそのものを見直し、企業全体をデジタル化に順応させる必要性が高まっています。

デジタルワークプレイスが実現できること

デジタルワークプレイスを導入すると、多くのメリットがあります。

デジタルワークプレイスが実現できること

生産性向上と競合優位性の実現

あらゆるOSからアクセスできるプラットフォームを整備すれば、部署や役職、ひいてはクライアントとのやりとりもスピーディーに行えるため、効率的に業務を進められます。

さらに、高度なデジタル技術を導入することで、競合優位性の獲得につながります。

例えば、膨大な顧客データを機械学習で分析・モデル化すれば、自社の既存ビジネスの改善や、新規ビジネスの企画立案に活用できます。

また、一部の業務を自動化する「RPA」(人が行ってきた作業をAI、機械学習等を含む認知技術を活用して代行・代替する取り組み)を活用すれば、従業員はよりクリエイティブな業務に専念でき、それがイノベーションを生むきっかけになります。

従業員の帰属意識を高め、離職を防止する

チャットツールは、様々なコミュニティの場として活用できます。同じチーム内での意思疎通だけでなく、従来の縦割り体制のトップダウンの仕組みでは実現できなかった、部門や役職を越えた連携を生むことができます。

その結果、意見を言いやすく相談しやすい組織風土を作れるため、従業員の帰属意識を高めて離職防止につながります。

働き方改革の実現により労働力不足に対応する

出産や育児・介護といった家庭事情を抱えている方や、地方在住で求人が少ないために希望の働き方が叶わない方がいます。また、近年は理想のワークライフバランスを優先するため、東京から地方移住している人も増えています。

デジタルワークプレイスを導入してこういった状況に柔軟に対応できれば、採用活動も活発化し、近い将来に懸念されている深刻な人手不足に対応できます。

デジタルワークプレイス導入にあたって

デジタルワークプレイス導入にあたって

デジタルワークプレイスを導入するときの注意点や意識しておきたい点を解説します。

単なる「デジタル化」でとどまらないために

企業の経営方針や風土によって、デジタルワークプレイスの定義は異なります。

そして「正しいデジタル化の方法」という絶対的なものはありません。

例えば、ある企業では新型感染症による環境変化を受けて、デジタルとリアルを融合させることで、独自のデジタルワークプレイスを実現しています。

在宅勤務に適した環境整備やペーパーレス化を進める一方で、社内では従業員同士が部署を越えて活発にコミュニケーションをとれる環境を整備しています。

このように、企業が重視する指針や風土に合わせて最適なデジタルワークプレイスを定義づけることで、デジタル化の成功につながります。

「とりあえず有名なクラウドサービスを導入する」といったように、いきなり技術の検討から始めるのではなく、まずは自社の現状を把握することが大切です。

自社の課題を明確にし、それに合わせた最適解が何かを追及してから、どんなデジタルツールを導入するのかを検討しましょう。

従業員にもデジタルワークプレイスを提案させよう

どんなデジタル技術を導入するのか議論するときには、ぜひ従業員の「デジタルデクステリティ」を高めて活用する取り組みも意識してみてください。

「デジタルデクステリティ」とは、デジタルテクノロジーを熟知して自由に使いこなし、それを成果につなげる能力や、その意欲を指します。

現在社会で活躍している人達の多くは、1980年から1995年の間に生まれたいわゆる「ミレニアル世代」と言われる世代ではないでしょうか。

彼らは「デジタルネイティブ」とも呼ばれ、インターネットやSNSを活用した情報収集・コミュニケーションを当然としており、デジタルリテラシーが高い人も少なくありません。

彼らが自分で効率的な業務フロー図を開発・構成し、業務改善につなげる方法を提案する機会を増やすことで、組織の底上げに繋がります。

まとめ

デジタルワークプレイスをまとめると、デジタル技術を用いて従業員が快適に働けるプラットフォームを整備することで、業務の効率化が進み、企業のDXや働き方改革推進につながると言えます。

また、従業員が主体的にデジタル技術の活用を提案できる風土を作ることで、従業員の帰属意識を高く維持しながら成果を出すことができます。

まずは自社の現状を把握することから始め、自社の経営方針や理念に沿ったデジタルワークプレイスを追及してみてください。

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