少人数情シスがハイブリッドワーク時代に抱える課題と対策とは?

2022.07.28

少人数情シスがハイブリッドワーク時代に抱える課題と対策とは?

新型感染症の拡大でハイブリッドワークが広がっている今、「少人数情シス」や「ひとり情シス」の負担が増加しています。

企業でデジタル技術の活用が増えたことで、情シスは従来の仕事に加えてネットワーク環境の構築やセキュリティ対策、コミュニケーションツールの導入など様々な対応に追われています。

このページでは、少人数情シスがハイブリッドワーク時代に抱える課題とその解決策について解説します。

ハイブリッドワーク時代で変わった情シスの役割

ハイブリッドワーク時代で変わった情シスの役割

まずは、ハイブリッドワークが拡大するにつれて、情シスの業務がどのように変わったのかを解説します。

オンプレミス時代には裏方的存在だった情シス

かつての情シスは、社内システムの開発や構築、運用保守のほか、従業員が使用するPCやモバイル端末の管理が主な業務でした。

企業によっては、人事や経理でITに詳しい人がヘルプデスクのような役割をする延長で情シスを担っていたケースも少なくありません。

新型感染症の拡大、働き方改革やDXで変わってきた情シスの役割

新型感染症の拡大によって、多くの企業は十分な準備期間が無いままリモートワークを強行することになりました。

また、政府が推進する働き方改革では、ハイブリッドワークのような柔軟な働き方を推進しています。

そのため、情シスは従業員が快適に働けるようにプラットフォームを整備し、セキュリティ対策を強化する必要があります。

そしてDXの推進により、職種を問わず多くの企業でクラウドサービスや自動化システムを活用し、業務の効率化とUXを充実させるための取り組みが求められています。

かつては「ノンコア業務」に携わっていた情シスが、今ではデジタル技術を活用して企業の成長に関わる「コア業務」を担う戦略的な部署として重要度が高まっています。

★ハイブリットワークとは?

少人数情シスが抱える課題

少人数情シスが抱える課題

新型感染症の拡大や働き方改革、そしてDX推進の流れによって、少人数情シスは次のような課題を抱えています。

業務の増加に伴い、負担が急増

ハイブリッドワークを円滑に進めるには、セキュリティ対策を整備したクラウド環境やVPN(インターネット上に仮想の空間を設定し、特定の人のみが利用できる専用ネットワーク)の設計、構築、運用保守のほか、従業員の勤怠管理システムの整備、リモートデスクトップの設置など様々な対応が必要です。

また、DXを推進するためには、企業文化やビジネスに変革を起こして競争力を高めるために、デジタル技術の活用方法を考える立場でもあります。

さらに、従業員の「助け舟」としてPCトラブルの解決を依頼されることもあるため、情シスの業務は、従来よりもはるかに増加していることがわかります。

効率的なシステムを導入したくても、理解を得にくい

情シスの業務を効率化させるためには、アウトソースの活用や自動化ツールの導入が効果的です。しかし、情シスは業務の性質上成果が見えにくいため、そこに費用をかけることに理解を得られないことがあります。

常に人手不足&スキル不足

経営者が「情シス=ヘルプデスク」と認識している場合、情シスが真っ先に人員削減の対象にされる傾向があります。その結果、激務がゆえに担当者が退職し、新たな人材を採用してもまた激務で退職するといった具合に、人材不足の悪循環に陥ってしまいます。

また、実務経験が浅いエンジニアが情シスを担当している場合、進歩の早いIT技術を運用するにはスキル不足で対応しきれないこともあります。

少人数情シスの負担を軽減する対策

少人数情シスの負担を軽減する対策

上記の課題を解決するためには、会社全体で対策を行う必要があります。

従業員のITリテラシー向上とITノウハウの底上げ

情シスの負担を軽減するには、会社全体のITリテラシーを高める取り組みが欠かせません。

例えば、在宅勤務をするうえでは従業員一人一人がセキュリティ対策の必要性を認識していなければいけません。社内マニュアルを整備して、従業員全員がセキュリティ対策研修を受ける機会を設けましょう。

また、戦略的にデジタル技術を導入していくためには、従業員全員で「デジタル技術と企業の特長をどのように組み合わせられるのか」を考えていく必要があります。

情シス担当者だけでできる施策、従業員全体が協力して行うべき施策、そして外注するべき施策と、フェーズ分けをしながら組織的に考えていくとよいでしょう。

業務を可視化して、アウトソースやツールを活用する

情シスが「コア業務」に専念して企業のDXを進めるには、業務の内容を可視化して担当を割り振る必要があります。

ルーティンワークに近い業務は自動化ツールの導入を検討し、他の従業員でも対応可能なノンコア業務は担当を割り振るなどして、情シスの負担を軽減しましょう。

そして新たなツールを導入するときには、一貫性を持ったシステムを構築することを目標にします。例えば、勤怠管理システムを導入する場合は、後から給与計算や人事評価に関連付けられるものを利用した方がよいでしょう。

さらに、トラブル時にはベンダーが直接フォローしてくれるようなサポート体制があるサービスを活用すれば、従業員とベンダーが直接やりとりできるため効率的です。

中小機構が提供している「戦略的CIO育成支援事業」では、IT技術の導入や運用方法の相談のほか、戦略的なIT技術の利用を提案できるCIO(自社の経営理念に合わせて情報化戦略を立案、実行できる人物)の育成も依頼できます。活用することで、IT人材の内製化にもつながります。

★DXとは?

まとめ

少人数情シスがハイブリッドワーク時代に抱える課題と対策とは? まとめ

少人数情シスがハイブリッドワーク時代に抱える課題と対策についてまとめると、情シスの役割が働き方改革やDX推進を担う「コア業務」へとシフトしてきた今、企業は従業員のITリテラシーを高め、ITノウハウの底上げを目指す必要があると言えます。

自社の情シスの現状を把握し、情シスがより専門知識を深めてコア業務に専念できるようにアウトソースの活用やツールの活用も積極的に行い、会社の成長につなげていきましょう。

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